การจัดระเบียบสำนักงานหรือที่บ้านทั้งที จะต้องใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม ต้องคำนึงถึงการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและป้องกันการสูญหาย เพราะบางครั้งเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องใช้ในการทำงาน รอการตรวจสอบหรือการนำกลับมาใช้ใหม่ ซึ่งเป็นเหตุผลสำคัญที่ไม่สามารถเอาเอกสารไปทิ้งได้ ทำให้เราต้องหาวิธีเก็บเอกสารเยอะๆ อย่างเหมาะสม เพื่อความปลอดภัยในการใช้งานของเอกสารและทำให้พื้นที่สำนักงานหรือที่บ้านเป็นระเบียบเรียบร้อย หาเอกสารได้ง่ายและไม่ต้องกังวลว่าเอกสารสำคัญจะสูญหายได้
วิธีจัดเก็บเอกสาร มีพื้นที่เพิ่มเป็นระเบียบ ค้นหาง่าย เก็บที่ไหนก็หาเจอ
บอกลาปัญหาในการจัดเก็บเอกสาร ด้วยการปรับระบบการจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม กับวิธีการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัย เพิ่มพื้นที่สำนักงานหรือที่บ้านให้เป็นระเบียบ มีพื้นที่ในการใช้สอยมากยิ่งขึ้น ซึ่งวิธีเก็บเอกสารเยอะๆ ต่อไปนี้ สามารถนำไปปรับใช้ได้ง่าย ทำได้ทันที ที่จะทำให้ชีวิตในการทำงานง่ายมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะมีเอกสารเยอะเพียงใดก็เอาอยู่ ด้วยวิธีการจัดเก็บเอกสารดังต่อไปนี้
1. มีพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสาร
จัดโซนพื้นที่สำหรับการจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะเป็นการเลือกห้องเก็บเอกสาร โดยใช้ห้องใดห้องหนึ่งเพื่อเก็บเอกสาร หรือจะเลือกมุมเก็บเอกสารของพื้นที่สำนักงานหรือที่บ้านก็สามารถทำได้ ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดของพื้นที่แต่ละแห่ง โดยวิธีการจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบจะต้องจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ มีการจัดหมวดหมู่ แยกประเภทเอกสารให้ชัดเจน ใช้ชั้นวางเอกสารมาช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
2. จัดเก็บเอกสารทันที เมื่อใช้เสร็จแล้ว
เมื่อได้รับเอกสารมาสิ่งที่ควรทำอันดับแรก คือ รีบดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องทันที หากยังไม่ถึงเวลาในการดำเนินการ ควรแยกเอกสารไว้ต่างหากให้เรียบร้อย และเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จควรจัดเก็บเข้าแฟ้มทันที เพื่อป้องกันการหลงลืม ที่จะก่อให้เกิดเอกสารสูญหายได้
3. จัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ
ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารส่วนใหญ่ที่มักพบ คือ การวางเอกสารปะปนกัน ทำให้การค้นหาเอกสารยากมีโอกาสเอกสารสูญหาย ดังนั้นควรใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารแบ่งเป็นหมวดหมู่ แยกประเภทให้ชัดเจน โดยจะต้องเอาเอกสารมาจัดเรียงตามลำดับวันและเวลา, หมวดหมู่อักษรหรือตามประเภทงาน หากเอกสารมีจำนวนมาก ควรจัดระบบการจัดเรียงเอกสาร ตามลำดับตัวอักษร จากชื่อองค์กร,ผลิตภัณฑ์, ผู้รับ-ส่งหรือข้อมูลอื่นๆ ที่ระบุไว้ในเอกสารดังกล่าวก็ได้ เพื่อให้ได้ง่ายต่อการหยิบใช้เอกสาร ไม่ต้องเสียเวลาค้นหา ทำให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น
4. เอกสารที่จัดเก็บเข้าแฟ้มต้องแยกให้ชัดเจน
เมื่อดำเนินการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มต้องแยกเอกสารให้ชัดเจนว่าแฟ้มไหนใส่เอกสารอะไร และให้จัดเก็บเอกสารเฉพาะประเภทนั้นๆ เพียงอย่างเดียวและไม่ควรจะใส่เอกสารอัดแน่นจนมากเกินไปเพราะอาจจะทำให้หาข้อมูลยากขึ้น ส่งผลทำให้แฟ้มเสื่อมสภาพเร็ว และวิธีการจัดเก็บเอกสารที่ค้นหาง่าย ควรเขียนประเภทหมวดหมู่แฟ้ม ด้วยการระบุประเภทเอกสารที่สันแฟ้ม เพื่อให้ทราบประเภทหรือหมวดหมู่ของเอกสาร
5. จัดเก็บเอกสารใส่ในแฟ้มให้เป็นระเบียบ
เมื่อนำเอกสารที่ใช้เสร็จเข้าแฟ้มเรียบร้อยแล้ว ควรจัดเก็บแฟ้มเอกสารให้เป็นระบบระเบียบ โดยการจัดเก็บแฟ้มเอกสารใส่ชั้นวางหรือใส่ในตู้จัดเก็บเอกสารและเทคนิคที่สำคัญ ควรจัดเก็บเอกสารที่ใช้บ่อยๆ ไว้ในระดับสายตา เพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บและใช้งานได้สะดวก ส่วนเอกสารสำคัญและข้อมูลความลับ ควรจัดเก็บในพื้นที่เฉพาะ เช่น ตู้นิรภัยหรือลิ้นชัก ที่สามารถล็อคได้เป็นต้น
6. คัดแยกเอกสาร
วิธีเก็บเอกสารเยอะๆ ควรแยกประเภทเอกสารที่ยังคงใช้งานอยู่ และไม่ได้ใช้งานแล้ว ในส่วนของเอกสารที่ยังคงใช้งานอยู่จะต้องเก็บรักษาไว้ให้เรียบร้อย และเอกสารบางประเภทไม่มีความจำเป็นที่จะต้องใช้ต่อก็สามารถนำไปทิ้งได้ทันที เพื่อประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและทำให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น ส่วนเอกสารที่ต้องจัดเก็บต่อก็จะต้องจัดเก็บให้เรียบร้อยสามารถค้นหาได้ง่ายใช้งานได้ทันที
7. แยกหมวดหมู่ของแฟ้มเอกสาร
การใช้เอกสารในแต่ละครั้ง บางครั้งเราอาจจะเร่งรีบจนมักจะลืมจัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าที่ อาจทำให้แฟ้มเอกสารสูญหาย ดังนั้นการใช้แฟ้มเอกสารทุกครั้งจะต้องไม่ลืมที่จะนำมาเก็บเข้าที่ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยทุกครั้งอย่างสม่ำเสมอ และจัดแยกเป็นหมวดๆ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
8. ตรวจเช็คเอกสารอย่างสม่ำเสมอ
ควรหาเวลาว่างเข้ามาตรวจเช็คแฟ้มเอกสารอย่างสม่ำเสมอและมีการจัดแฟ้มเอกสารให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพราะบางครั้งอาจจะมีการใช้แฟ้มเอกสารร่วมกับผู้อื่น เมื่อมีคนนำไปใช้งานอาจจะเผลอลืมนำเอกสารออกไปใช้และไม่ได้เก็บเข้าที่ ทำให้เราสามารถที่จะติดตามเอกสารมาเก็บเข้าที่ได้ทันที เป็นอีกหนึ่งวิธีการจัดเก็บเอกสารที่สามารถป้องกันเอกสารสูญหายได้ง่าย
9. เก็บเอกสารกับบริการจัดเก็บสิ่งของ
กรณีที่สำนักงานมีข้อจำกัดเรื่องพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารหรือพื้นที่บ้านไม่เพียงพอ สำหรับการจัดเก็บเอกสาร คุณสามารถนำเอกสารทั้งหมดที่คุณมีฝากเก็บไว้ได้ที่ Widing บริษัทชั้นนำที่ให้บริการรับฝากสิ่งของทุกรูปแบบ รวมถึงการจัดเก็บเอกสารที่สามารถจะช่วยให้คุณเก็บเอกสารได้อย่างปลอดภัย ทำให้พื้นที่สำนักงานหรือพื้นที่บ้านของคุณ มีพื้นที่ใช้สอยสำหรับทำประโยชน์อย่างอื่นได้มากยิ่งขึ้น
เอกสารล้นสำนักงานลองมอบหน้าที่นี้ให้ Widing ช่วยจัดการปัญหาให้กับคุณ
เอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่มีความจำเป็นในการใช้งานในระยะยาว ซึ่งไม่สามารถที่จะนำไปทิ้งได้ ทำให้เอกสารของสำนักงานมีปริมาณที่มาก บางสำนักงานมีปัญหาการจัดเก็บเอกสารจนล้นพื้นที่ ซึ่งวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เยอะ ให้มีความปลอดภัยป้องกันการสูญหายควรจัดเก็บด้วยวิธีฝากจัดเก็บเอกสารไว้ที่บริการเช่าพื้นที่ Widing ผู้ให้บริการเช่าพื้นที่ในการเก็บของ เป็นผู้ให้บริการรับฝากสิ่งของที่ได้เล็งเห็นปัญหาสำคัญของออฟฟิศที่มีข้อจำกัดพื้นที่ใช้สอยไม่เพียงพอ จึงเปิดให้บริการเช่าพื้นที่เก็บของหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการฝากเอกสารแบบเป็นรายกล่องหรือรายพื้นที่ โดยสามารถเลือกระยะเวลาการเช่าได้ตามต้องการ มีระบบรักษาความปลอดภัยตลอด 24 ชั่วโมง ด้วยค่าบริการที่สมเหตุสมผล ทำให้ผู้ใช้บริการมีความมั่นใจในเรื่องของความปลอดภัยในการรักษาเอกสารได้เป็นอย่างดี
สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ LINE หรือ โทร 02-026-6980
คำถามยอดนิยมที่เกี่ยวข้องกับ วิธีการจัดเก็บเอกสาร
วิธีการจัดเก็บเอกสารมีอะไรบ้าง
การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย ต้องเริ่มต้นจากการมีสถานที่ หรือมุมเก็บเอกสาร พร้อมการใช้เอกสารที่ต้องมีการจัดเก็บเอกสารโดยทันที อย่างเป็นระเบียบ แยกประเภทเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นต้น
เอกสารมีความสําคัญอย่างไรต่อองค์กร
เอกสารเปรียบเสมือนความจำของธุรกิจ และเอกสารใช้เป็นหลักฐานสำคัญที่ต้องเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบ หรือค้นคว้าในอนาคต ดังนั้นองค์กรต้องมีการจัดเก็บเอกสารที่ดี เพื่อรวบรวมเอกสารให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบระเบียบ เอกสารไม่ชำรุดเสียหาย
ประเภทของเอกสารมีอะไรบ้าง
การแยกประเภทของเอกสารสามารถแบ่งประเภทได้ดังต่อไปนี้
1. เอกสารส่วนตัว/เอกสารทั่วไป
2. เอกสารทั่วไป/เอกสารลับ
3. เอกสารฉบับร่าง/เอกสารฉบับสมบูรณ์
4. เอกสารต้นฉบับ/เอกสารสำเนา